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Reisekostenabrechnung nach Steuerrecht

Das Thema Reisekosten spielt in der täglichen Praxis als “Steuertante” regelmäßig eine Rolle. Wohl niemand weiß so recht, was er ansetzen kann und was nicht. Häufig bekommt man dann zur Erstellung der Buchführung oder der Einkommensteuerklärung die kuriosesten Aufstellungen eingereicht, die den Namen Reisekostenabrechnung leider nicht gerecht werden.

Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang vielleicht, wann man überhaupt Reisekosten abrechnen darf. Relativ einfach lässt sich das so zusammenfassen: Man muss sich auf einer beruflich oder geschäftlich veranlassten Reise befinden, also auf gut Deutsch – auf einer Dienstreise. Demzufolge nicht zu Hause und nicht an der sonst üblichen Arbeits- oder Tätigkeitsstätte. Trifft das zu, kann man verschiedene Kosten geltend machen.

Über die einzelnen nachfolgend aufgeführten Punkte muss man sich keine größeren Gedanken machen, wenn man seine Reisekostenabrechnung mit Hilfe von onexma.com erstellt, einem Anbieter für Software und Apps zu diesem Thema. Darin enthalten sind alle aktuell gültigen Pauschalen und ggf. vorzunehmende Abzüge; man muss eigentlich nichts mehr selbst berechnen, das übernimmt die Software. Erfassen muss man lediglich Angaben wie Ziel der Dienstreise, Dauer und unter Umständen tatsächlich angefallene Kosten, sofern diese nicht durch Pauschalen abgedeckt werden oder diese gar übersteigen.

Fahrtkosten

Der wahrscheinlich noch verständlichste Punkt einer Reisekostenabrechnung sind die Fahrtkosten. Hierfür benötigt man Beginn und Ende der Fahrstrecke und ggf. die unterwegs aufgesuchten Orte oder Umwegfahrten, falls mal eine Straße gesperrt war. Als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung oder Betriebsausgabe in der Gewinnermittlung kann man 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer geltend machen. Also anders als bei der Entfernungspauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeits-/Betriebsstätte – dort zählt nämlich nur die einfache Entfernung.

Übernachtungskosten

Ein heikles Thema, denn hier gibt es bei Betriebsprüfungen die meisten Streitigkeiten. Für Deutschland gibt es KEINE Übernachtungspauschalen, wenn man beispielsweise während der Dienstreise bei Bekannten (kostenlos) unterkommt. Man kann lediglich tatsächlich entstandene Aufwendungen steuermindernd ansetzen. Somit bleibt dafür nur die Rechnung des Hotels oder der Pension. Für das Ausland gibt es hingegen Pauschalen, die variieren von Land zu Land.

Verpflegungsmehraufwand

Der wohl am wenigsten bekannte Punkt der Reisekosten sind sicher die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen. Da ich es nicht besser zusammenfassen kann, möchte ich an dieser Stelle einfach mal wikipedia zitieren:

Verpflegungsmehraufwand, auch Auslöse, Auslösung oder (Tages-)Spesen genannt, umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden allgemein Tagegeld genannt. Der beruflich bedingte Mehraufwand kann steuerrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) geltend gemacht werden.

Das klingt vielleicht ein wenig kompliziert, ist es aber gar nicht. Wer sich auf Dienstreise befindet, muss sich selbst um seine Verpflegung kümmern, ihm entsteht dafür ein Mehraufwand (weil er sich nicht zuhause an den gedeckten Tisch setzen kann). Für diesen Fall sieht das Einkommensteuergesetz je nach Abwesenheitsdauer verschiedene Pauschalen vor:

  • 24 €/Tag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
  • 12 €/Tag bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden,
  • 6 €/Tag bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden.

Immer noch zu kompliziert? Ich gebe Euch ein Beispiel an die Hand: Ihr befindet Euch von Montag Morgen bis Dienstag Nachmittag auf einer Weiterbildung in München. Damit Ihr rechtzeitig dort ankommt, fahrt Ihr bereits am Sonntag von Zuhause los, weil Euch immerhin 250 Kilometer von München trennen. Dort angekommen übernachtet für 50 Euro/Nacht im Hotel. Geht man jetzt der Reihe nach, könnt Ihr folgende Werbungskosten in Eurer Einkommensteuererklärung geltend machen:

  • Fahrtkosten: 500 Kilometer (Hin- und Rückfahrt) * 0,30 Euro/km = 150 Euro
  • Übernachtungskosten: 2 Nächte * 50 Euro = 100 Euro
  • Verpflegungsmehraufwand:
  • für den Sonntag: 6 Euro (da Abwesenheit von zuhause über 8, aber unter 14 Stunden),
  • für den Montag: 24 Euro (da Abwesenheit von zuhause 24 Stunden) und
  • für den Dienstag: 12 Euro (da Abwesenheit von zuhause über 14, aber unter 24 Stunden.

Kompliziert? Dann nutzt einfach eine Software wie die oben erwähnte, wenn Ihr Euch sicher sein wollt, dass die Berechnung stimmt. Viele Firmen statten ihre Mitarbeiter längst mit Smartphones aus und lassen die Reisekostenabrechnungen darüber erstellen. Bekommt man die Kosten für die Dienstreise vom Arbeitgeber ersetzt, kann man sie übrigens nicht nochmal in der Steuerklärung geltend machen Zwinkerndes Smiley

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