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Endlose Formulare

Formulare

In Zeiten der elektronischen Daten-Übermittlung findet man kaum noch Formulare in Papierform. Wenn ich da an früher denke: eine Steuererklärung bestand aus ganz vielen verschiedenen Formularen und Anlagen. Manchmal musste man sie als Päckchen ans Finanzamt schicken, weil sie so umfangreich war, dass sie nicht mehr in eine Versandtasche passte. Und erst die Aktenberge, die sich überall stapelten, man musste die Kopien davon ja aufbewahren.

Heute erstellt man die Steuererklärung am PC. Wenn man fertig ist, drückt man nur noch aufs Knöpfchen und fast im gleichen Augenblick kommen die elektronischen Daten auch schon beim Finanzamt an. Es gibt wohl kaum noch jemanden, der sich mit Papier, Stift und Taschenrechner hinsetzt, um seine Steuererklärung zu erstellen…

So vorteilhaft der elektronische Datenaustausch auch sein mag, alles hat Grenzen. So gibt es viele Dinge, die man einfach nicht am PC in Excel-Tabellen erfassen kann oder darf. Bestes Beispiel: das Fahrtenbuch für den betrieblichen Pkw. Das muss zwingend per Hand geführt werden, um allen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Also bedarf es hierfür eines Musters, das alle nötigen Daten vorgibt, die zu erfassen sind. Und genau darum gibt es in jedem Schreibwarengeschäft diese hübschen kleinen Büchlein.

In Unternehmen kommen aber auch noch ganz andere Formulare zum Einsatz, für die Excel und Co. keine geeigneten Alternativen anbieten können. Nehmen wir als Beispiel die Auftragsbücher. Ein Kunde kommt und gibt eine Dienstleistung in Auftrag; vielleicht eine Reparatur oder so. Die Firma macht dazu handschriftlich Notizen, Bemerkungen oder einen Kostenvoranschlag und der Kunde soll davon einen Durchschlag erhalten. Sowas geht einfach elektronisch schlecht, wenn ein wartender Kunde vor einem steht. Also werden sogenannte Durchschreibesätze benutzt. Das Original verbleibt in der Firma, das Duplikat bekommt der Kunde. Ihr kennt das vielleicht: früher nutzte man dafür Blaupapier, heute geht das auch ohne. Und mit Durchschreibesätzen kann man bis zu vier identische Schriftstücke erstellen – das ging mit Blaupapier nur, wenn man den Kugelschreiber beim Schreiben ordentlich im Papier “vergraben” hat…

Manch Unternehmer entwickelt mit der Zeit auch ganz eigene Formulare, die eben genau seinen Anforderungen entsprechen. Und weil es genau diese nirgends zu kaufen gibt, muss er sie entweder immer selbst erstellen – mit Lineal und Stift oder einem guten Drucker – oder aber professionell anfertigen lassen. Das ist ohne Weiteres möglich: man faxt oder mailt einfach ein Muster des eigenen Formulars an eine Druckerei und bestellt die benötigte Menge davon.

Papier hin oder her; einen riesen Nachteil hat der ganze elektronische Datenaustausch: man weiß nie, ob die Daten tatsächlich so übermittelt wurden, wie man das beabsichtigt hat. Kann ja mal passieren, dass bei den Steuerdaten eine Zahl nicht beim Finanzamt ankommt, sondern in der Datenleitung verloren geht. Das nachzuweisen dürfte kompliziert werden, man kann ja nicht mal eben eine Kopie des Formulars auf den Tisch legen…

2 Responses to “Endlose Formulare”

  1. Karriereberater says:

    “Es gibt wohl kaum noch jemanden, der sich mit Papier, Stift und Taschenrechner hinsetzt, um seine Steuererklärung zu erstellen”… Dem muss ich wiedersprechen. Viele ältere wie meine Eltern wollen sich keinen Steuerberater leisten und beschäftigen sich nicht mit ELSTER. Deshalb geht immer nach alles per Hand.